Изминатите денови во деловната заедница ги одбележа архивската магла, општата комуникациска збрка околу истекувањето на еден вообичаен рок (30 ноември), за поднесување на планот за архивски знаци за 2015 година до Државниот архив. Ова обврска произлегува од Законот за архивски материјал од 2012 година, а е поврзана со канцелариското и архивското работење на институциите, претпријатијата и организациите. Планот за архивски знаци е документ со кој секое правно лице одредува како ќе ги организира своите документи и кои се роковите во кои ќе ги чува.
Како настана комуникациската збрка? Веројатно почнало со некое банално соопштение на Државниот архив, и еден масовен медиумски „расипан“ телефон. Во медиумите осамнаа наслови како „последен ден за компаниите“, сите, вклучувајќи и провладините медиуми придонесоа кон збрката. Така, една национална телевизија објави вест дека „сите фирми до крајот на денот имаат обврска до архивот да ја достават целата документација од работењето и писмо каде ќе биде наведен и начинот на кој ќе се заведуваат материјалите“. Секако проопозицските медиуми, во согласност со линијата на ширење на страв од казнената политика, имаа наслови како „ќе фрчат казни до 2.000 евра“.
Каква конфузија. Институциите, претпријатијата и организациите имаат обврска за канцелариското и архивското работење отсекогаш. Првиот закон кој го уредува тоа е Законот за архивска граѓа од 1990 година, изменет во 1995 година. И во тој закон сите имаа обврски, вклучувајќи и обврската која ја крена прашината. И во тој закон има казни, во тој од 1990 година во динари, а со измените од 1995 година казните се до дваесет плати, или тоа би изнесувало до 5.000 евра. Со законот од 2012 година се модернизираат концептите пред сè во раздвојувањето на јавни и приватни иматели на документи и архиви, во воведувањето на конвенционални (хартиени) и неконвенционални (електронски) записи, како и воспоставувањето на документациски центри. Со овој закон се изменуваат казните во 1.000 до 2.000 евра.
Значи, во целата архивска магла најголем дел од информациите беа погрешни. Обврската за доставување на план за архивски знаци не е воведена со законот од 2012 година, таа отсекогаш постоела. До 30 ноември не треба да се предаде целата документација, туку планот. И казните со новиот закон се намалени. Тоа го знам бидејќи од самиот мој почеток на раководење на организација во 1994 година, сум ги извршувал обврските за канцелариско и архивско работење. И лично сум имал искуство со инспекциска контрола од Државниот архив. И лично знам дека секогаш биле толерантни за роковите и никогаш не казнувале, туку само упатувале на подобрување на работењето. И од моето раководно искуство знам дека уредбата за канцелариско и архивско работење е многу слична на ИСО стандард, и од таа гледна точка е многу корисна за работата.
Одговорноста за целата збрка секако ја има Државниот архив кој е одговорен за соодветна комуникација со јавноста, која беше доцна информирана и повеќе беше дезинформирана. А за дезинформациите секако одговорност имаат медиумите со многу непрофесионално известување за темата.
Одговорност имаат и претпријатијата, бидејќи јасно демонстрираат дека немаат капацитет да ги следат законите и вршат усогласување на својата работа со законите. За малите претпријатија таа обврска ја имаат коморите и сојузите во кои се здружуваат. Која е функцијата на коморите и сојузите ако не водат дијалог со власта за законите, не го следат нивното спроведување и навремено ги информираат своите членки за усогласување на работењето со прописите.
Од друга страна Владата, ВМРО-ДПМНЕ, како мнозински партнер и партија на десниот центар и Државниот архив, мора да увидат дека иако законот прави разлика меѓу јавните и приватните иматели, тие разлики се мали. Државниот архив треба да ги уредува јавните иматели и приватните иматели кои ќе ги одреди како важни за Република Македонија, а сите други приватни иматели треба да им ја остави слободата сами да ги уредуваат работите. Законот, уредбите и упатствата се темелени на Меѓународниот стандард ИСО 15489-1 Инфорамации и докуменатација – канцелариско работење. Не можат сите претпријатија да исполнат законски одредби засновани на ИСО стандард. Во тоа се разликуваат претпријатијата, некои воспоставуваат повисоки стандарди на работа, некои не.
ВМРО-ДПМНЕ во својата Изборна програма 2014-2018 година во стратегискиот приоритет „Подобрување на животниот стандард на граѓаните“ има предвидено мерка поддршка на малите и на средните претпријатија преку натамошно намалување на административните процедури. Канцелариското и архивското работење е обврска која не треба да биде задолжителна за микро и мали претпријатија, надвор од обврски како чување на финансиски и даночни документи. Исто така со упатството се утврдени исти стандарди и за министерство и за банка и за претпријатие со 10 вработени, на пример документарна соба од 50 м2. Невидено отсуство на ориентација! Упатството издадено од Државниот архив веднаш мора да се приспособи на различната големина на субјектите.
Во истата изборна програма во главата „Економија со висок и одржлив раст“ проектот 4 е „нивелирање на санкциите согласно со економската моќ“. Навистина законот за архивски материјали е донесен во 2012 година, а изборната програма е од 2014 година, но казните од 1000-2000 евра не можат да бидат исти и за министерство и за банка и за занаетчија.
ВМРО-ДПМНЕ ги воведе изборните програми како сериозен начин на комуникација со граѓаните, но тие треба да служат и за хоризонтална проверка на мерките. И, секако ако наместо монолози и полемики, имаме сериозен социјален и политички дијалог, многу добрите закони може да бидат уште подобри, а нивното спроведување може да биде поефикасно и поефективно.